Vigencia documental
La vigencia documental es el período durante el cual un documento presentado por un tercero se considera válido a efectos de su habilitación, transcurrido el cual debe renovarse para que el tercero mantenga su condición de apto.
Cada tipo de documento tiene su propia lógica: mensual para constancias de pago de remuneraciones y aportes, anual para pólizas y balances, bienal o trienal para ciertas certificaciones de seguridad, y variable para exámenes médicos según el riesgo del puesto. Administrar eso a mano en una organización con cientos de terceros es donde se pierden más horas y donde se producen la mayoría de los incumplimientos silenciosos.
El control efectivo requiere tres cosas: fecha de vencimiento capturada al aprobar, aviso anticipado con escalamiento, y consecuencia automática al vencer.
En Verdana: frecuencia por tipo de documento, alerta anticipada y suspensión automática.