Módulo de Controles, Tareas y Acciones de Mitigación
Descripción corta
Define acciones de mitigación, controles periódicos y tareas para cada tercero según su nivel de riesgo. Verdana automatiza el seguimiento, los recordatorios y el registro de cumplimiento.
Descripción larga
Tener una matriz de riesgo y una clasificación de terceros es solo el primer paso. Lo que realmente demuestra supervisión activa ante un regulador o un juez es la ejecución documentada de los controles asociados a cada nivel de riesgo.
Verdana permite:
- Definir acciones por nivel de riesgo: Para cada clasificación (alto, medio, bajo, crítico), estableces qué acciones se deben realizar: revisiones documentales, visitas de campo, entrevistas, validaciones adicionales.
- Frecuencia configurable: Cada control tiene una frecuencia asociada (mensual, trimestral, semestral, anual, o personalizada).
- Asignación de responsables: Cada control tiene un responsable interno que recibe notificaciones y debe ejecutarlo.
- Evidencia auditable: Cada tarea completada queda registrada con fecha, responsable y evidencia adjunta.
- Tareas para el tercero: También puedes asignar tareas directamente al tercero (ej: “actualizar póliza de seguro”, “completar capacitación”, “firmar código de conducta”).
- Dashboard de cumplimiento: Visibilidad en tiempo real de qué controles están al día, cuáles están vencidos y cuáles están próximos a vencer.
FAQ — Controles y Tareas en Verdana
¿Puedo definir controles diferentes para cada nivel de riesgo?
Sí. Cada nivel de riesgo puede tener un set diferente de controles, tareas y frecuencias. Un tercero de alto riesgo puede requerir revisiones trimestrales y visitas anuales, mientras que uno de bajo riesgo solo necesita una revisión anual.
¿Los terceros pueden ver y completar las tareas asignadas?
Sí. El tercero accede a su portal y ve las tareas pendientes que la empresa le asignó. Puede completarlas, adjuntar evidencia y marcarlas como finalizadas.
¿Qué pasa si un control no se completa en plazo?
Verdana escala automáticamente. Puedes configurar notificaciones al responsable, a su supervisor, o a compliance cuando un control vence sin ser completado.
¿Esto sirve para demostrar supervisión activa en un juicio?
Sí. El registro de controles ejecutados, con fechas, responsables y evidencia, es precisamente lo que un juez o auditor busca para verificar que la empresa ejerció supervisión activa sobre sus terceros. Verdana genera este registro de forma automática.
¿Puedo crear controles personalizados?
Sí. Los controles son completamente configurables: nombre, descripción, frecuencia, responsable, nivel de riesgo al que aplican, y tipo de evidencia requerida.
Verdana — Controles ejecutados y documentados. Porque la supervisión que no se registra, no existió.