Módulo de Gestión Documental y Vencimientos
Descripción corta
Define qué documentos necesitas de cada tercero según su perfil y nivel de riesgo. Verdana controla vencimientos, envía recordatorios automáticos, valida documentos con IA y mantiene un registro auditable de cada acción.
Descripción larga
Uno de los mayores riesgos operativos y regulatorios de las empresas es operar con documentación desactualizada de sus terceros: pólizas de seguro vencidas, certificados laborales expirados, constancias tributarias fuera de vigencia. El problema no es la falta de voluntad, sino la falta de un sistema que lo gestione de forma automática.
Verdana resuelve esto con un módulo de gestión documental que incluye:
- Protocolo documental por perfil: Define los documentos requeridos para cada tipo de tercero y nivel de riesgo.
- Vencimientos y alertas automáticas: El sistema detecta cuándo vence un documento y envía recordatorios automáticos al tercero y al equipo interno.
- Carga por el tercero: El proveedor o contratista sube sus documentos directamente en el portal, sin necesidad de enviar emails.
- Validación con IA: El sistema verifica que el archivo cargado corresponde al documento solicitado.
- Aprobación interna: El equipo de compliance revisa y aprueba o rechaza los documentos cargados.
- Trazabilidad completa: Registro de quién subió, quién aprobó, cuándo y desde qué IP cada documento.
FAQ — Gestión Documental en Verdana
¿Qué tipo de documentos puedo gestionar con Verdana?
Cualquier tipo: pólizas de seguro, certificados de antecedentes, constancias de afiliación a seguridad social, estados financieros, certificaciones laborales, contratos firmados, actas de directorio, entre otros.
¿Cómo funciona la alerta de vencimiento?
Configuras con cuánta anticipación se envían los recordatorios (ej: 30, 15, 7 días antes).
¿La IA puede verificar que un documento es válido?
Sí. El modelo de IA de Verdana puede entrenarse para reconocer la estructura y contenido de los documentos que la organización requiere, verificando que el archivo cargado corresponde al documento solicitado y contiene la información esperada.
¿Puedo definir documentos diferentes para cada tipo de tercero?
Sí. El protocolo documental es configurable por tipo de tercero y por nivel de riesgo. Un contratista de alto riesgo puede requerir 15 documentos mientras que un proveedor de bajo riesgo puede requerir solo 3.
¿Qué pasa si un tercero no sube un documento requerido?
Verdana marca al tercero como “incompleto” y envía recordatorios automáticos. El equipo interno puede ver en el dashboard qué terceros tienen documentación pendiente y tomar acciones.
¿Puedo exportar la documentación para una auditoría?
Sí. Puedes generar reportes y exportar la documentación completa de un tercero o de un grupo de terceros para responder ante auditorías internas, externas o requerimientos regulatorios.
Verdana — Documentación siempre al día. Porque un documento vencido es un riesgo que ya tenías identificado.