Política de Privacidad

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Esta Política de Privacidad describe cómo Verdana – A Software Company LLC (“Verdana”, “nosotros” o “la Plataforma”) recopila, utiliza, almacena y protege datos personales en relación con el uso de su sitio web, plataforma SaaS y servicios asociados.

Verdana es una plataforma SaaS dedicada a la gestión de compliance, documentación, procesos de terceros, proveedores, contratistas, usuarios, trazabilidad, auditoría y colaboración empresarial.

Esta Política podrá ser actualizada periódicamente para reflejar cambios normativos, técnicos, operativos o comerciales.

1. Responsable y datos de contacto

Entidad: Verdana – A Software Company LLC
Dirección: 770 NE 69TH ST UNIT 8, Miami, FL 33138, United States
Contacto de privacidad: [email protected]
Teléfono: +54 11 6590 8284

Para consultas relacionadas con privacidad, protección de datos personales o ejercicio de derechos, las personas interesadas pueden comunicarse a través del correo indicado.

2. Alcance de esta Política

Esta Política aplica a:

visitantes del sitio web de Verdana;
clientes, prospectos y contactos comerciales;
usuarios autorizados de clientes directos;
usuarios, empleados, representantes o contactos de terceros dados de alta o gestionados por clientes dentro de la Plataforma;
otras personas cuyos datos personales sean tratados en el marco de los servicios prestados por Verdana.

Cuando un cliente utiliza Verdana para cargar, administrar o procesar información de sus empleados, proveedores, contratistas, clientes, representantes, beneficiarios finales u otros terceros, dicho cliente actúa, en general, como responsable o controlador del tratamiento. En esos casos, Verdana actúa principalmente como encargado del tratamiento, procesador o proveedor de servicios, procesando los datos conforme las instrucciones del cliente y para la prestación de los servicios contratados.

3. Datos personales que podemos tratar

Verdana procura tratar únicamente los datos personales necesarios para prestar sus servicios.

Según el contexto, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

3.1 Datos de usuarios de clientes directos

Nombre.
Apellido.
Correo electrónico corporativo.
Empresa u organización.
Rol, permisos y perfil de usuario.
Credenciales o identificadores de acceso.
Registros de actividad dentro de la Plataforma.

3.2 Datos de usuarios o representantes de terceros

Los clientes pueden dar de alta o gestionar datos de empleados, representantes, contactos o usuarios vinculados a terceros, tales como proveedores, contratistas, clientes, prestadores u otras organizaciones relacionadas.

Estos datos pueden incluir:

Nombre.
Apellido.
Correo electrónico corporativo.
Empresa u organización a la que pertenece.
Rol o relación con el cliente.
Registros de actividad vinculados a procesos gestionados dentro de la Plataforma.

3.3 Datos documentales y operativos cargados por clientes

Dependiendo del uso que cada cliente haga de la Plataforma, también pueden cargarse o tratarse datos contenidos en documentos, formularios, registros o procesos operativos, tales como:

documentación societaria, fiscal, laboral, contractual, aseguradora o administrativa;
información vinculada a compliance, auditoría, evaluación de terceros, riesgos, aprobaciones o trazabilidad;
órdenes de compra, facturas, pagos u otra información transaccional;
formularios, declaraciones, certificados, constancias o evidencias de cumplimiento;
observaciones, tareas, aprobaciones, rechazos, comentarios y registros de actividad.

El cliente es responsable de asegurarse de que cuenta con una base legal válida para cargar, compartir y tratar dicha información en la Plataforma.

3.4 Datos técnicos y de uso

Podemos tratar información técnica necesaria para operar, proteger y mejorar el servicio, incluyendo:

dirección IP;
fecha y hora de acceso;
navegador y sistema operativo;
logs técnicos;
eventos de uso;
registros de seguridad;
información de sesión;
cookies o tecnologías similares, cuando correspondan.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales pueden ser tratados para las siguientes finalidades:

permitir el acceso y autenticación en la Plataforma;
administrar usuarios, permisos, roles y configuraciones;
prestar, operar, mantener y mejorar los servicios de Verdana;
gestionar relaciones entre clientes y sus terceros;
registrar actividades de compliance, auditoría, trazabilidad y gestión documental;
permitir comunicaciones operativas relacionadas con el servicio;
brindar soporte técnico y atención al cliente;
prevenir accesos no autorizados, fraudes, incidentes de seguridad o usos indebidos;
cumplir obligaciones legales, regulatorias o contractuales;
analizar el funcionamiento de la Plataforma y mejorar la experiencia de uso;
generar registros, métricas o estadísticas internas, siempre que sea posible de forma agregada o no identificable.

Verdana no vende datos personales de sus clientes ni de los usuarios cargados en la Plataforma.

5. Bases legales del tratamiento

Cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea o normativa equivalente, el tratamiento podrá basarse en una o más de las siguientes bases legales:

Ejecución de un contrato o medidas precontractuales.
Cumplimiento de obligaciones legales.
Interés legítimo de Verdana o de sus clientes en operar, proteger, auditar y gestionar procesos empresariales, contractuales, documentales y de compliance.
Consentimiento, cuando sea requerido por la normativa aplicable.
Instrucciones documentadas del cliente, cuando Verdana actúe como encargado del tratamiento, procesador o proveedor de servicios.

Respecto de los datos cargados por clientes en la Plataforma, el cliente es responsable de determinar, documentar y mantener la base legal correspondiente.

6. Roles y responsabilidades

6.1 Verdana

Verdana puede actuar como:

responsable del tratamiento, respecto de datos de sus propios clientes, prospectos, contactos comerciales, visitantes del sitio web, usuarios internos y comunicaciones directas; y
encargado del tratamiento, procesador o proveedor de servicios, respecto de datos que sus clientes cargan, administran o procesan dentro de la Plataforma.

Cuando Verdana actúa como encargado del tratamiento, se compromete a:

procesar los datos personales conforme las instrucciones documentadas del cliente;
implementar medidas técnicas y organizativas razonables;
limitar el acceso a personal autorizado;
mantener confidencialidad sobre la información tratada;
asistir razonablemente al cliente en la atención de solicitudes de derechos de titulares;
colaborar ante incidentes de seguridad cuando corresponda;
eliminar, devolver o conservar datos conforme los términos contractuales aplicables y la normativa vigente.

6.2 Clientes directos

Los clientes directos son, en general, responsables o controladores de los datos que cargan, invitan, administran o procesan en la Plataforma.

En particular, los clientes son responsables de:

contar con una base legal válida para el tratamiento;
informar a sus empleados, usuarios, proveedores, contratistas o terceros cuando corresponda;
obtener consentimientos, autorizaciones o avisos cuando sean necesarios;
mantener actualizada la información bajo su control;
gestionar solicitudes de acceso, rectificación, eliminación, oposición, portabilidad u otros derechos;
instruir a Verdana respecto del tratamiento de los datos cargados en la Plataforma.

6.3 Terceros y titulares de datos

Los empleados, representantes, contactos o usuarios de terceros cuyos datos sean cargados en la Plataforma podrán ejercer sus derechos conforme la normativa aplicable.

Cuando los datos hayan sido cargados por un cliente, Verdana podrá redirigir o coordinar la solicitud con dicho cliente, dado que este suele actuar como responsable o controlador del tratamiento. Verdana colaborará razonablemente con el cliente para atender dichas solicitudes.

7. Conservación de datos

Conservaremos los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades indicadas en esta Política, prestar el servicio contratado, cumplir obligaciones legales o contractuales, resolver disputas, mantener registros de auditoría y proteger la seguridad de la Plataforma.

Como criterio general:

los datos de usuarios de clientes se conservarán mientras la cuenta se encuentre activa o mientras sea necesario para prestar el servicio;
los datos de usuarios o representantes de terceros se conservarán mientras mantengan relación con el cliente o mientras el cliente indique su conservación;
los logs de actividad y seguridad podrán conservarse por hasta 12 meses, salvo que sea necesario conservarlos por más tiempo por razones legales, contractuales, de auditoría o seguridad;
tras la terminación del servicio, los datos podrán ser eliminados, exportados, anonimizados o retenidos durante un plazo razonable conforme el contrato aplicable.

Cuando contractualmente corresponda, Verdana procurará eliminar los datos del cliente dentro de los 30 días posteriores a la terminación del servicio o a la instrucción válida de eliminación, salvo obligación legal, técnica o contractual que justifique una conservación distinta.

8. Ejercicio de derechos

Dependiendo de la normativa aplicable, los titulares de datos personales pueden tener derecho a:

acceder a sus datos personales;
solicitar la rectificación de datos inexactos o incompletos;
solicitar la eliminación de sus datos;
oponerse al tratamiento;
solicitar la limitación del tratamiento;
solicitar la portabilidad de sus datos;
retirar el consentimiento, cuando el tratamiento se base en consentimiento;
presentar un reclamo ante una autoridad de control competente.

Las solicitudes pueden enviarse a [email protected].

Cuando Verdana trate datos personales por cuenta de un cliente, la solicitud podrá requerir validación, coordinación o instrucción del cliente correspondiente, en su carácter de responsable o controlador del tratamiento.

Verdana responderá las solicitudes dentro de los plazos exigidos por la normativa aplicable y colaborará razonablemente con sus clientes para atender solicitudes relacionadas con datos tratados por cuenta de ellos.

9. Seguridad de la información

Verdana implementa medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación indebida o destrucción.

Estas medidas pueden incluir, según corresponda:

cifrado en tránsito mediante TLS;
cifrado en reposo mediante mecanismos de cifrado robustos;
controles de acceso basados en roles;
autenticación de dos factores cuando esté habilitada o sea requerida;
políticas de contraseñas;
sesiones con tiempo límite;
registro de intentos de acceso;
revocación de accesos;
segregación lógica por cliente;
separación de entornos de desarrollo y producción;
backups;
logs de auditoría;
monitoreo de eventos técnicos y de seguridad;
acceso interno limitado bajo principio de necesidad de conocimiento;
medidas de confidencialidad aplicables al personal y proveedores.

Si Verdana detecta un incidente de seguridad que pueda afectar datos personales, adoptará medidas razonables para investigarlo, mitigarlo y, cuando corresponda, notificar a los clientes afectados o autoridades competentes conforme la normativa aplicable y los compromisos contractuales asumidos.

10. Subprocesadores y proveedores tecnológicos

Verdana utiliza proveedores tecnológicos para prestar, alojar, proteger, monitorear y mejorar la Plataforma. Estos proveedores pueden actuar como subprocesadores cuando tratan datos personales en nombre de Verdana para la prestación del servicio.

Los subprocesadores pueden incluir proveedores de infraestructura cloud, almacenamiento, procesamiento documental, inteligencia artificial, correo electrónico, monitoreo, soporte técnico, seguridad, analítica operativa u otras herramientas necesarias para la operación de la Plataforma.

Actualmente, Verdana utiliza Amazon Web Services (AWS) como proveedor principal de infraestructura cloud y almacenamiento de datos. Utilizamos Dreamhost para el hosting del sitio web comercial.

Adicionalmente, para determinados clientes, funcionalidades o configuraciones, Verdana puede utilizar proveedores especializados para procesamiento documental, extracción de información, OCR, automatización o asistencia mediante inteligencia artificial, incluyendo OpenAI, cuando dichas funcionalidades hayan sido contratadas, habilitadas o resulten necesarias para la prestación del servicio.

Verdana procura mantener acuerdos contractuales adecuados con sus proveedores y subprocesadores, incluyendo obligaciones de confidencialidad, seguridad, uso limitado de la información y protección de datos personales.

Cuando corresponda, Verdana informará a sus clientes sobre subprocesadores relevantes o cambios sustanciales que puedan afectar el tratamiento de datos personales.

11. Transferencias internacionales

Los datos personales pueden ser almacenados o procesados en países distintos al país de residencia del titular de los datos, del cliente o del usuario.

Cuando resulte aplicable, Verdana adoptará medidas razonables para que dichas transferencias cuenten con garantías adecuadas, tales como cláusulas contractuales, acuerdos de procesamiento de datos u otros mecanismos reconocidos por la normativa aplicable.

12. Inteligencia artificial, automatización y procesamiento documental

La Plataforma puede incorporar funcionalidades de automatización, extracción, clasificación, análisis documental, generación de reportes, procesamiento OCR o asistencia mediante tecnologías de inteligencia artificial.

Estas funcionalidades pueden ser utilizadas, según la configuración contratada por cada cliente, para asistir en tareas tales como:

extracción de información desde documentos;
lectura y clasificación documental;
detección de vencimientos, inconsistencias o campos faltantes;
generación de observaciones preliminares;
asistencia en procesos de auditoría documental, compliance, compras o gestión de terceros.

En ciertos casos, y únicamente cuando resulte necesario para prestar funcionalidades contratadas o habilitadas por el cliente, Verdana puede utilizar proveedores externos de inteligencia artificial, incluyendo OpenAI, para procesar documentos, textos o información cargada en la Plataforma.

Cuando se utilicen estos servicios, Verdana procurará aplicar configuraciones y condiciones orientadas a proteger la confidencialidad de la información del cliente. En particular, respecto del uso de la API de OpenAI, Verdana utilizará configuraciones bajo las cuales la información enviada no sea utilizada para entrenar o mejorar modelos públicos de OpenAI, salvo autorización expresa o acuerdo específico en contrario.

Las funcionalidades automatizadas o asistidas por inteligencia artificial tienen carácter de apoyo operativo. Los resultados generados pueden contener errores, omisiones o interpretaciones incompletas, por lo que deben ser revisados, validados y aprobados por el cliente antes de ser utilizados para fines legales, regulatorios, contractuales, comerciales, operativos o de toma de decisiones críticas.

Verdana no utiliza la información cargada por sus clientes en la Plataforma para entrenar modelos propios o de terceros, salvo autorización expresa del cliente o acuerdo específico en contrario.

13. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de Verdana puede utilizar cookies u otras tecnologías similares para operar correctamente, recordar preferencias, analizar el uso del sitio, mejorar la experiencia de navegación o realizar mediciones.

Los usuarios pueden configurar su navegador para rechazar o eliminar cookies. Sin embargo, algunas funcionalidades del sitio o de la Plataforma podrían verse afectadas.

Cuando la normativa aplicable lo requiera, Verdana solicitará consentimiento previo para el uso de cookies no esenciales.

14. Confidencialidad

La información cargada por clientes en la Plataforma es tratada como información confidencial.

Verdana no vende dicha información ni la comparte con terceros para fines ajenos a la prestación del servicio, salvo instrucción del cliente, obligación legal, necesidad operativa cubierta por proveedores autorizados o autorización contractual correspondiente.

15. Menores de edad

La Plataforma no está dirigida a menores de edad. Verdana no recopila intencionalmente información personal de menores sin autorización válida.

Si Verdana toma conocimiento de que se ha tratado información de un menor sin la autorización correspondiente, adoptará medidas razonables para eliminarla o regularizar su tratamiento conforme corresponda.

16. Cambios a esta Política

Verdana podrá actualizar esta Política de Privacidad periódicamente.

La versión vigente será publicada en el sitio web indicando la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, Verdana podrá notificar a sus clientes o usuarios por medios razonables.

17. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con privacidad o protección de datos personales:

Verdana – Southapps S.A.
Dirección: Paraná 562, Buenos Aires, Argentina
Email: [email protected]
Teléfono: +54 11 6590 8284

Última actualización: 15 de junio de 2026